9 maneiras de ganhar mais tempo na sua empresa

Vida de empreendedor é uma correria danada.

E se houvesse uma forma de diminuir o tempo que passamos na empresa e ainda assim aumentar a qualidade e produtividade do nosso trabalho? É este o seu trabalho como empreendedor, se livrar de tarefas mundanas de baixo valor e fazer o trabalho onde você é indispensável: a estratégia e crescimento da empresa.

Isso é mais fácil dizer do que fazer, é verdade. Sei bem como é, e sou culpado disso sim. Mas temos que fazer o máximo para ir aumentando devagarinho o nosso impacto, utilizando os recursos que nos estão disponíveis.

Há alguns anos li o livro Work the System, inclusive tenho até uma cópia assinada pelo autor. E não é à toa, é um dos livros que mais mudou a minha forma de abordar uma empresa.

Enquanto outros livros como E-Myth: O Mito do Empreendedor e 4-Hour Workweek são ótimos em nos explicar o modo de pensar de um empreendedor moderno, o Work the System vai além, e traz passo a passo como implementar os sistemas na sua empresa.

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E após ler o livro, condensei suas lições em 9 dicas que vão lhe simplificar a vida, reduzir stress, deixar seus funcionários mais felizes e seus clientes mais satisfeitos.

1. De todas suas atribuições atuais, pegue a mais simples, crie um processo escrito dela e delegue a alguém. Você pode fazer isso agora mesmo. Abra um documento no Word, e explique passo-a-passo como fazer uma tarefa que hoje é você que faz. Se necessário crie um vídeo gravando sua tela (screen capture) ensinando a fazer esta tarefa, e delegue a algum empregado. Isso mesmo. É você que faz o fechamento de caixa? É você que faz a publicação de posts? Se você trabalha 50 horas semanais, e conseguir liberar duas horas semanais com esta delegação de tarefa simples, já é um grande avanço. Além disso, criar pequenas vitórias deixa você mais confiante em ver que o mundo não vai desabar se outra pessoa fizer o que você acha que só você pode fazer.

2. De todas as tarefas que você faz, pense quais poderiam ser automatizadas. Algumas tarefas valem a pena que sejam delegadas, outras se beneficiariam muito de uma automatização. Quais contas você pode colocar no débito automático e apenas checar uma vez por mês? Quais formulários você pode conseguir que se auto-preencham? Qual sistema você pode usar para agilizar o gerenciamento do fluxo de caixa? Você já parou para criar modelos de e-mail que responde sempre? Utilize a tecnologia a seu favor. Se você não tiver idéia de como fazer isso. Contrate alguém para fazê-lo.

3. A empresa é um organismo, que tem um conjunto de sistemas menores. Se você fizer cada sistema menor funcionar de forma perfeita, a empresa como um todo ficará mais sadia. Como o corpo humano, se um dos sistemas falha, o corpo todo corre perigo. Na empresa não é diferente. A saúde do conjunto depende da saúde de cada parte. Então não tente arrumar tudo de uma vez. Separe o sistema que lhe dá mais dor de cabeça e tente consertá-lo permanentemente. Se fizer isso com cada pedacinho, logo logo a empresa estará funcionando como um motor que acabou de trocar o óleo.

4. Não faça remendos, vá até o cerne do problema e arrume-o pra sempre. Tem uma frase de Henry Thoreau que eu adoro: “Para cada mil homens dedicados a cortar os galhos do mal, há apenas um atacando a raiz.” SEJA ESTE UM. Se você continuar apagando incêndios, que voltarão a acontecer, nunca terá tempo para se dedicar à sua empresa de verdade. Se você parar para entender a raiz do problema, e se dedicar a criar um sistema escrito e treinar seus funcionários para usá-lo todas as vezes, este problema nunca mais acontecerá. Pronto, um a menos.

 5. Tenha uma visão de fora da empresa. Quando estamos afundando nos problemas do dia-a-dia, é difícil ter a perspectiva de alguém que enxerga tudo de fora, com um ângulo mais aberto e um pouco mais de ar fresco. Tente dar um passo para trás, e enxergar a empresa como um todo. Desta forma, você saberá onde pode se aprofundar para melhorar os sistemas e aumentar a produtividade no geral.

6. Deixe claras as expectativas com seus funcionários. Muitos dos conflitos internos de uma empresa podem ser resolvidos pela comunicação. Deixe claro qual a função de cada um e o que se espera que a pessoa realize num dia de trabalho ideal. Quando a pessoa tem esta direção, tudo fica mais simples. O que mais tem por aí é chefe chato, que não deixa claro o que fazer, depois briga com a equipe quando surge um problema. Diretrizes claras ajudam todos a caminhar em direção a uma empresa melhor.

7. Elimine e simplifique tarefas. Novamente, algumas tarefas não valem a pena delegar e nem mesmo o tempo e dinheiro gasto automatizando. Veja o que não faz sentido, e elimine tarefas desnecessárias, ou pense novas formas de fazer velhas tarefas que envolvam menos passos.

8. Cobre mais caro. Se o tempo está apertado, é porque você não está cobrando o suficiente. Aumente o preço! Esta é uma estratégia que muita gente tem medo de seguir, por achar que deixará os clientes tristes. Avise que a partir do mês seguinte, o valor dos produtos ou serviços aumentará, e não tenha inseguranã quanto a isso. Será melhor pra todo mundo. Você poderá dar um atendimento melhor aos clientes que irão continuar, e eliminar vários clientes que não valem a pena o seu tempo. Esta é uma das formas mais simples de aumentar o faturamento e ainda se posicionar como um prestador de serviço de melhor qualidade.

9. Se torne irrelevante. O seu plano final deve ser tornar-se irrelevante, para ter uma empresa com pessoas e sistemas que realizam o que é necessário e entregam o resultado sem você ali. A maioria dos fundadores de empresa é muito bom no que faz, e isso acaba sendo parte do problema. A pessoa gosta de fazer aquilo porque parte do valor dela está atrelado a ser um bom técnico. Mas você, como dono da empresa, não deveria gastar seu precioso tempo em um tipo de trabalho que outras pessoas podem fazer. Aprenda a se tornar irrelevante, e deixe que a empresa seja um motor que gerar dinheiro, e você seja o mecãnico só supervisionando.

Espero ter ajudado, se quiser ser avisado quando tiver posts novos, é só colocar o seu e-mail aqui:

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Trajetória

Quando a NASA lança um foguete para a Lua, muitas pessoas não percebem que:

  1. a Terra está em movimento
  2. a Lua está em movimento

Portanto, eles têm que acertar um alvo em movimento a partir de uma plataforma em movimento. Nada fácil! A expressão “this is not rocket science” não foi criada em vão.

Eles não miram onde a Lua está, isso é irrelevante. Eles miram para onde a lua vai estar quando o foguete estiver para pousar nela.

Ao receber um lançamento, o jogador de futebol corre para onde a bola vai, e não para onde ela está.

Muitos vestibulandos querem saber qual é a tendência do mercado antes de prestar uma faculdade. As profissões mais “quentes”. A verdade é que ninguém sabe como estará o mercado de trabalho daqui quatro anos, quando você estiver quase formado. Tenha cautela com os que dizem saber. Ou com qualquer pessoa que pregue ter a resposta quando o mundo todo ainda nem está certo das perguntas.

No seu negócio, você pode reagir ao que os concorrentes estão fazendo ou pode pensar no futuro do seu negócio proativamente, liderando e definindo o que será ou não tendência no seu meio. A questão sendo “O que você pode fazer agora que outros negócios ainda não estão fazendo?” ao invés de “Como posso copiar meu concorrente?”

Ver o passado é fácil. Abra qualquer site de notícias, assista TV, leia revistas e você saberá tudo o que é considerado importante e “tendência” no momento. Entretanto, entender para onde as coisas caminhame, requer um pouco mais de percepção, observação e pensamento crítico. E não dá pra fazer isso e postar no Facebook ao mesmo tempo.

Muita gente ganha rios de dinheiro copiando tendências, não há nada errado nisso. Apenas decida se você quer inventar o próximo iPhone ou manufaturar o HiPhone do seu setor.

Escolha sua luta

Você pode ter o que quiser, mas não pode ter tudo.

Num mundo de infinitas possibilidades, somos seres de recursos finitos. Os recursos mais escassos e fundamentais para aproveitarmos ao máximo esta vida são tempo e atenção. Você pode ler o livro que quiser, mas não pode ler todos.

Vidas extraordinárias não acontecem por acaso. Dedicação e foco são essenciais.

Mudando o mundo
Todos podemos mudar o mundo de várias formas. Mas não de todas. Você deve escolher sua luta. Qual a causa que você realmente gostaria de abraçar? Qual problema você gostaria de resolver? Existem vários veículos para mudar o mundo: fazendo um filme, criando uma empresa, fundando uma ONG, instigando revolução armada etc.

Após escolher algo que realmente lhe seja importante (e não algo que lhe deixárá empolgado por uma semana apenas), prepare-se para se dedicar a esta causa por meses, talvez anos. Consistência é a palavra chave.

Em suma: para mudar o mundo, escolha um problema, escolha um veículo e prepare-se para dar o sangue para fazer isso acontecer. Como tudo que vale a pena ser feito.

O que foi e o que aprendi sobre o TEDxSP

A esta altura, se você é leitor do meu blog, já deve ser familiarizado com o TED. Se não for, assita a uma TEDTalk (clique em “most favorited all-time” no menu da esquerda) e depois volte aqui.

O slogan do TED é ‘ideias que valem a pena espalhar’. O formato são palestras de até 20 minutos. Resultado: muita objetividade nas palestras, e só se fala o verdadeiramente importante, sem muito bla bla bla, e você é exposto a uma quantidade imensa de conteúdo diverso e altamente impactante em muito pouco tempo

O TEDx é um projeto meio open-source do TED para espalhar seu evento pelo mundo, e algumas pessoas resolveram organizar o TEDxSP em São Paulo.

Infra-estrutura

O evento foi realizado no Teatro da Moóca, num auditório de 3 andares e uma área externa ótima.

Havia comida disponível e muita bebida gelada, tudo de graça. Ao entrar, havia uma espécie de loungezinho com dois monitores grandes, um com o palestrante do momento e outro com seu powerpoint.

Toda a parte técnica foi impecável. As filmagens realizadas pela Colmeia com um profissionalismo de dar inveja a muito evento grande por aí. Os microfones estavam perfeitos, iluminação, o palco, tudo perfeito!

Tinha lugar pra todo mundo sentar (embora muita gente tenha ficado nas escadas com preguiça de pedir licença pra fileira toda). Tomadas para notebook, wifi, tudo. Tudo foi pensado. Ah, e claro, o espumante no final, pra comemorar. Parabéns, organizadores!

Conteúdo

O TED começou às 7h30 e foi até as 21h. Eu cheguei por volta das 15h, portanto perdi quase metade do conteúdo apresentado ali. Pelos tweets tenho ciência de que perdi palestras incríveis, mas o bom do TED é que já já tá tudo na internet em HD.

Das palestras que vi, achei algumas interessantes, algumas muito interessantes outras incríveis. Destaco a palestra da Regina Casé mostrando um pouco de toda a produção cultural que acontece nas periferias do mundo. A palestra do ótimo Osvaldo Stella, que de tão emocionado com as palestras anteriores, acabou esquecendo do conteúdo da palestra e contando a história de sua vida, de como de engenheiro mecânico virou um dos ambientalistas mais influentes do Brasil. A palestra sobre o genoma e as mudanças importantíssimas que ele acarreta na medicina foi apresentada brilhantemente pelo biólogo Sandro José de Souza. E Casey Caplowe, co-criador da revista GOOD e único palestrante internacional do evento, explicando na visão dele (um outsider) o que o Brasil pode ter a oferecer ao mundo.

‘O que o Brasil tem a oferecer ao mundo agora?’ foi o tema. O mais interessante do TED foi que os palestrantes eram pessoas com backgrounds totalmente diferentes e falando sobre temas diferentes, mas houve uma conexão incrível entre todas as palestras, todo mundo ali falava uma só língua num diálogo sobre um tema único. Os temas recorrentes nas apresentações foram educação, crescimento, fazer a diferença, e principalmente, amor.

Não vou me dar o trabalho de resumir conteúdos de palestras, pois não seria nada impactante, logo está tudo online e vocês vejam por si próprios. O que não vale é não assistir aos videos deste ano, ou perder o TEDxSP do ano que vem. A expectativa agora será grande, mas temos todos os motivos do mundo pra acreditar que será tão incrível quanto esse.

E agora?

A pergunta que todos com certeza se fizeram em algum momento do evento foi: ‘E agora? O que fazer na minha vida para incorporar um pouco de tudo o que aprendi hoje?’. E não é uma questão das mais fáceis.

Ver tanta gente brilhante que fez tanta coisa incrível e impactante é muito inspirador. Se você fosse apresentar sua história no TED daqui 5 anos, o que gostaria de contar pro mundo? O TED me faz perceber que só é mediano quem quer. Quem quer fazer a diferença hoje tem muitos meios pra isso. Essa é a mensagem que o TED deixou em mim: Nunca é muito cedo nem muito tarde para ser incrível.

Mais sobre o TEDxSP:

Ganhar dinheiro requer prática

“Grandes ideias são pequenas ideias que ninguém matou cedo demais.” (Seth Godin)

Através de um tweet do grande Miguel Cavalcanti, cheguei a um post no blog da 37signals, entitulado Making money takes practice like playing the piano takes practice, de autoria do CEO da empresa, Jason Fried.

O post toca em um ponto fundamental: para ganhar dinheiro, é preciso praticar. Dificilmente alguém ganha muito dinheiro no início da primeira empresa.

O problema é que ninguém quer arriscar. Ninguém quer perder tempo e dinheiro começando uma empresa se vai demorar 5, 10 anos pra ganhar dinheiro de verdade com ela. As pessoas teem pouca paciência. E paciência é fundamental. Sem paciência, as pessoas acabam desistindo enquanto atravessam o vale. É preciso persistir se há futuro.

Começar cedo é uma boa, só não é melhor do que começar AGORA. Se você tem vontade de fazer algo, faça. Caindo, levantando, aprendendo e melhorando é a melhor forma de ganhar prática. Até que um dia, você vai ganhar dinheiro como alguém de 40 anos dirige um carro: automaticamente.

Podcast #1 – Entrevista com Miguel Cavalcanti

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Sejam bem-vindos ao primeiro podcast do Imperator’s Blog.

Nossos podcasts consistem em uma série de entrevistas com pessoas que tenham a ver com o conteúdo do blog: administração, marketing, lifehacking, arte, produtividade, filosofia, formas não-convencionais de ver o mundo e tudo isso misturado.

Nosso primeiro entrevistado é Miguel Cavalcanti, sócio-proprietário da AgriPoint/BeefPoint, engenheiro agrônomo, empreendedor, blogueiro, maratonista, palestrante, especialista em marketing e muitas outras coisas.

A conversa tem 52 minutos e 3MB. Ouça o podcast aqui embaixo clicando em play ali em cima ou faça o clique aqui para fazer o download do arquivo em mp3.

Abaixo coloco as citações interessantes da conversa, e o link de recomendações de sites e livros.

“Foi nos EUA que ouvi pela primeira vez na vida: ‘Você nunca vendeu nada na sua vida? Se esforce para vender alguma coisa antes de se formar.’ Vender é importante. E na faculdade de agronomia, vendas era palavrão.”

“Ir atrás de temas ou de assuntos que estão ‘relativamente’ fora do seu dia-a-dia consegue te diferenciar muito. Muito da inovação vem de conseguir juntar duas coisas que já existem numa coisa só.”

É possível obter informações de outros setores e aplicar ao seu negócio.

A empresa: Agripoint

O negócio da Agripoint é o de comunidades do agronegócio, com portal de conteúdo, acesso gratuito mediante cadastro. Conteúdo específico sobre o setor.

O produto básico é o portal. Maior parte do faturamento: publicidade para empresas que vendem algum tipo de serviço/produto para o público que acessa os sites. Realiza também cursos online, desenvolvido por especialistas na área.

Realização de eventos: o principal congresso sobre a parte técnica de gado de leite do Brasil é a empresa que organiza. Além de desenvolver o evento, tem a mídia para divulgá-lo.

Hoje a empresa também dá palestras sobre mercados, com análises e resumos sobre o setor. Perspectivas, oportunidades, desafios etc.

Alguns destes caminhos ele sabia desde o começo, alguns caminhos vão sendo descobertos por acaso. E eventualmente se tornam em importante fonte de receita para a empresa. O mesmo acontece comigo na DOC-DOG hoje.

Área de atuação do Miguel na empresa

Atua na supervisão de conteúdo dos portais, no marketing (operacional e estratégico), dá suporte a área de contratação e seleção.

Hoje a empresa está cruzando o vale da diferença entre pessoa física e pessoa jurídica. No começo, dependia muito da presença física dos sócios, hoje menos, e para o futuro quer reduzir ainda mais esta necessidade. A mudança tem sido grande nos últimos dois anos.

Sobre qualidade de vida

A produtividade está diretamente relacionada à qualidade de vida. Recomendação de livro: Mais Tempo Mais Dinheiro, de Christian Barbosa e Gustavo Cerbasi.

O subproduto da corrida é ter uma boa forma, mas o principal resultado é mental.

Ouve músicas ao correr, ou audiolivros. Várias vezes, correndo é que teve idéias, e geralmente é correndo que organiza os pensamentos. É um momento de inspiração, pensamentos e reflexões.

Ajuda na capacidade de resiliência (endurance). Recomendação de livro:  My Start-Up Life, de Ben Casnocha. Algumas coisas podem ser transportadas pra outros setores da vida, como a resiliência na corrida pode virar resiliência nos negócios.

Correr ajuda a desenvolver a capacidade de se abalar pouco com problemas, e se focar na resolução em vez de problemas. Ninguém te colocou naquela situação. A única opção é subir a subida, não adianta reclamar, nem chorar.

Conselhos para um jovem empreendedor

Leia muito. Tem muita coisa boa disponível na literatura. A maior parte dos problemas que você passa, é possível que alguém já tenha passado, e escrito sobre isso.

Aprenda o conceito do porco-espinho (do livro: Good to Great, Jim Collins): conseguir reunir três características: algo que você faz muito bem, que você gosta muito de fazer, e que tenha um mercado (alguém querendo pagar por isso).

Recomendação de livro: The Dip, do Seth Godin (já falei sobre o livro neste post). A trajetória do sucesso não é linear. O sucesso demora pra chegar. Persista para atravessar o vale, e aprenda a desistir quando o esforço não vale a pena. “A diferença entre teimosia e persistência é muito tênue”. “Escolha qual briga você quer brigar, mas saiba que a luta não vai ser curta”.

Sobre a importância de ter presença online

Principalmente em áreas que não sejam de informática. Para quem trabalha com outras áreas, é ainda mais diferencial ter presença online.

O blog, pra mim, é um lugar que eu tenho minhas reflexões. Capacidade de encontrar pessoas que possuem o interesse parecido com o seu. Pessoas interessantes te encontram pelo blog, e não te encontrariam de outra forma.

“Não tenha um curriculum, tenha um blog.”

3 Livros que mudaram a vida do Miguel

4 sites/blogs que o Miguel recomenda

Encontre o Miguel

Blog: blog.miguelcavalcanti.com
Twitter: @mcavalcanti
Site da empresa: agripoint.com.br

Gostou da entrevista? Tem alguém pra sugerir para as próximas edições? Deixe seu comentário abaixo.

EPICENTRO – Idéias que valem a pena espalhar (1ª edição)

No dia 19 de março (quinta passada) minha agenda estava toda reservada para um evento, o EPICENTRO. O evento é baseado nos modelos do TED – usando, inclusive, o mesmo slogan emprestado. O evento americano traz pessoas brilhantes de diferentes áreas para fazer a palestra da vida delas, o tempo limite de 18 minutos para cada palestra dinamiza o evento.

O EPICENTRO foi concebido e executado por Ricardo Jordão (criador do BizRevolution), e ele trouxe 16 palestrantes interessantes com idéias que valem a pena espalhar. Todas elas estão disponíveis online, ainda não é a filmagem oficial, mas foram muito bem filmadas pelo Hugo do agaelebe. Abaixo, minha avaliação e comentários em cada uma delas.

14:30 Recepção
A recepção teve problemas. Ao que parece, o evento acabou tendo uma presença massiva, aparentemente não esperada. A capacidade do prédio e da sala de conferência claramente não suportavam tanta gente. Problemas técnicos chegavam a irritar, e quem queria muito ver as palestras tinha que ficar em pé ou sentar no chão, se desse sorte de entrar na salinha.

De qualquer forma, o que valem são as palestras e as idéias, o conforto fica em segundo plano. E por ser o primeiro evento, a falha é totalmente perdoável. Com certeza, Rick Jordan irá corrigir este aspecto para a próxima edição.

15:20 Abertura: Ricardo Jordão, Co-fundador e Editor do Epicentro
Nesta abertura, eu não pude acompanhar muito bem, mas ele explicou a idéia do evento, e a importância dele, sua visão de como ele será no futuro e deu uma prévia do que teríamos pela frente.

15:30 Luciano Pires, Anarquista Corporativo (site / livro: O Meu Everest / livro: Brasileiro Pocotó)
Tema da palestra: Gênios, Medíocres e Idiotas
Excelente! O Epicentro começou bem. Luciano é um ótimo apresentador. Ele dividiu as pessoas do mundo entre gênios, medíocres e idiotas. Sempre existirão todos estes tipos de pessoa, mas ele sugeriu formas para a mudança de perfil do brasileiro. A maioria está entre medíocre e idiota, ele propõe que façamos as mudanças necessárias para revertermos a maioria. Continuar a ler

O problema de começar daqui a pouco

Eu tenho vários amigos que fazem planos para o futuro. Mas bem futuro mesmo. Longuíssimo prazo. E vocês sabem o quanto eu gosto de planejar, e quanto gosto dos meus amigos, mas não consigo não me desesperar quando ouço coisas assim. Os objetivos de longo prazo precisam de ação imediata também.

Quem quer aprender violão algum dia, acaba não aprendendo nunca, porque algum dia não existe. Para aprender, é preciso tomar uma ação, uma atitude, em uma data. Algum dia nunca chega, e por mais que aprender violão demore um pouco (e ficar bom nele, mais ainda), é preciso começar.

Abrir uma empresa daqui 5 anos? Por que? O que você terá lá que não tem agora? O que você saberá lá que não sabe agora? Que energia e ímpeto terá que não tem agora? É difícil saber como será sua vida daqui 5 anos para fazer planos longe assim.

Não há nada errado em fazer planos de longo prazo, quando você não tem os recursos necessários (tempo, habilidade, dinheiro etc) para fazer o que precisa. Mas quando é algo simples e “fazível”, por que não começar agora? Ou no mês que vem?

Porque nunca a vida de ninguém se estabiliza definitivamente, sempre estaremos ocupados, e com desafios, e com problemas, a vida nunca tem um pause. Se você vai esperar todos os semáforos ficarem verdes antes de tirar o carro da garagem, talvez seja bom deitar o banco.

A vida não pode depender tanto assim do ambiente externo. O que você precisa para se dar bem está dentro de você, e sempre esteve. A vontade de aprender, e de crescer não pode esperar. É agora ou nunca.

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Como fazer um controle de fluxo de caixa diário simplificado em sua empresa

Muitos empreendedores e donos de pequenas empresas têm problemas financeiros. Alguns só percebem porque os cheques começam a voltar, e não possuem caixa pra pagar os funcionários ou fornecedores. Às vezes a empresa está até mesmo tendo lucro, mas há defasagem no caixa, fruto de um ciclo financeiro inadequado. Neste artigo, vamos tentar cobrir um pouco disso tudo, e ainda tentar ensinar como fazer um controle de fluxo de caixa simplificado.

Em 2005, entrei no Mackenzie para cursar Administração de Empresas, e durante o primeiro ano de faculdade pensava que o meu forte era Finanças. Eu tinha um pouco de leitura no assunto, mais do que os meus colegas na época, mais sobre filosofia de finanças, e não tanto a parte técnica, e mais finanças pessoais (a propósito, veja por que você precisa de um orçamento) do que empresariais. De lá pra cá, meu foco mudou completamente. Hoje minhas paixões empresariais são o Marketing, o Planejamento Estratégico e o Empreendedorismo.

O Fluxo de Caixa
O fluxo de caixa é importantíssimo para uma empresa, porque ela depende de dinheiro para sobreviver e continuar funcionando. Mas não é só quanto de dinheiro entra e quanto de dinheiro sai que importa, mas também quando esse dinheiro entra e sai do caixa da empresa. Continuar a ler