9 maneiras de ganhar mais tempo na sua empresa

Vida de empreendedor é uma correria danada.

E se houvesse uma forma de diminuir o tempo que passamos na empresa e ainda assim aumentar a qualidade e produtividade do nosso trabalho? É este o seu trabalho como empreendedor, se livrar de tarefas mundanas de baixo valor e fazer o trabalho onde você é indispensável: a estratégia e crescimento da empresa.

Isso é mais fácil dizer do que fazer, é verdade. Sei bem como é, e sou culpado disso sim. Mas temos que fazer o máximo para ir aumentando devagarinho o nosso impacto, utilizando os recursos que nos estão disponíveis.

Há alguns anos li o livro Work the System, inclusive tenho até uma cópia assinada pelo autor. E não é à toa, é um dos livros que mais mudou a minha forma de abordar uma empresa.

Enquanto outros livros como E-Myth: O Mito do Empreendedor e 4-Hour Workweek são ótimos em nos explicar o modo de pensar de um empreendedor moderno, o Work the System vai além, e traz passo a passo como implementar os sistemas na sua empresa.

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E após ler o livro, condensei suas lições em 9 dicas que vão lhe simplificar a vida, reduzir stress, deixar seus funcionários mais felizes e seus clientes mais satisfeitos.

1. De todas suas atribuições atuais, pegue a mais simples, crie um processo escrito dela e delegue a alguém. Você pode fazer isso agora mesmo. Abra um documento no Word, e explique passo-a-passo como fazer uma tarefa que hoje é você que faz. Se necessário crie um vídeo gravando sua tela (screen capture) ensinando a fazer esta tarefa, e delegue a algum empregado. Isso mesmo. É você que faz o fechamento de caixa? É você que faz a publicação de posts? Se você trabalha 50 horas semanais, e conseguir liberar duas horas semanais com esta delegação de tarefa simples, já é um grande avanço. Além disso, criar pequenas vitórias deixa você mais confiante em ver que o mundo não vai desabar se outra pessoa fizer o que você acha que só você pode fazer.

2. De todas as tarefas que você faz, pense quais poderiam ser automatizadas. Algumas tarefas valem a pena que sejam delegadas, outras se beneficiariam muito de uma automatização. Quais contas você pode colocar no débito automático e apenas checar uma vez por mês? Quais formulários você pode conseguir que se auto-preencham? Qual sistema você pode usar para agilizar o gerenciamento do fluxo de caixa? Você já parou para criar modelos de e-mail que responde sempre? Utilize a tecnologia a seu favor. Se você não tiver idéia de como fazer isso. Contrate alguém para fazê-lo.

3. A empresa é um organismo, que tem um conjunto de sistemas menores. Se você fizer cada sistema menor funcionar de forma perfeita, a empresa como um todo ficará mais sadia. Como o corpo humano, se um dos sistemas falha, o corpo todo corre perigo. Na empresa não é diferente. A saúde do conjunto depende da saúde de cada parte. Então não tente arrumar tudo de uma vez. Separe o sistema que lhe dá mais dor de cabeça e tente consertá-lo permanentemente. Se fizer isso com cada pedacinho, logo logo a empresa estará funcionando como um motor que acabou de trocar o óleo.

4. Não faça remendos, vá até o cerne do problema e arrume-o pra sempre. Tem uma frase de Henry Thoreau que eu adoro: “Para cada mil homens dedicados a cortar os galhos do mal, há apenas um atacando a raiz.” SEJA ESTE UM. Se você continuar apagando incêndios, que voltarão a acontecer, nunca terá tempo para se dedicar à sua empresa de verdade. Se você parar para entender a raiz do problema, e se dedicar a criar um sistema escrito e treinar seus funcionários para usá-lo todas as vezes, este problema nunca mais acontecerá. Pronto, um a menos.

 5. Tenha uma visão de fora da empresa. Quando estamos afundando nos problemas do dia-a-dia, é difícil ter a perspectiva de alguém que enxerga tudo de fora, com um ângulo mais aberto e um pouco mais de ar fresco. Tente dar um passo para trás, e enxergar a empresa como um todo. Desta forma, você saberá onde pode se aprofundar para melhorar os sistemas e aumentar a produtividade no geral.

6. Deixe claras as expectativas com seus funcionários. Muitos dos conflitos internos de uma empresa podem ser resolvidos pela comunicação. Deixe claro qual a função de cada um e o que se espera que a pessoa realize num dia de trabalho ideal. Quando a pessoa tem esta direção, tudo fica mais simples. O que mais tem por aí é chefe chato, que não deixa claro o que fazer, depois briga com a equipe quando surge um problema. Diretrizes claras ajudam todos a caminhar em direção a uma empresa melhor.

7. Elimine e simplifique tarefas. Novamente, algumas tarefas não valem a pena delegar e nem mesmo o tempo e dinheiro gasto automatizando. Veja o que não faz sentido, e elimine tarefas desnecessárias, ou pense novas formas de fazer velhas tarefas que envolvam menos passos.

8. Cobre mais caro. Se o tempo está apertado, é porque você não está cobrando o suficiente. Aumente o preço! Esta é uma estratégia que muita gente tem medo de seguir, por achar que deixará os clientes tristes. Avise que a partir do mês seguinte, o valor dos produtos ou serviços aumentará, e não tenha inseguranã quanto a isso. Será melhor pra todo mundo. Você poderá dar um atendimento melhor aos clientes que irão continuar, e eliminar vários clientes que não valem a pena o seu tempo. Esta é uma das formas mais simples de aumentar o faturamento e ainda se posicionar como um prestador de serviço de melhor qualidade.

9. Se torne irrelevante. O seu plano final deve ser tornar-se irrelevante, para ter uma empresa com pessoas e sistemas que realizam o que é necessário e entregam o resultado sem você ali. A maioria dos fundadores de empresa é muito bom no que faz, e isso acaba sendo parte do problema. A pessoa gosta de fazer aquilo porque parte do valor dela está atrelado a ser um bom técnico. Mas você, como dono da empresa, não deveria gastar seu precioso tempo em um tipo de trabalho que outras pessoas podem fazer. Aprenda a se tornar irrelevante, e deixe que a empresa seja um motor que gerar dinheiro, e você seja o mecãnico só supervisionando.

Espero ter ajudado, se quiser ser avisado quando tiver posts novos, é só colocar o seu e-mail aqui:

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Um pensamento sobre “9 maneiras de ganhar mais tempo na sua empresa

  1. Olá! Procurando por maneiras simples de fluxo de caixa, achei o seu video e acabei aqui no seu blog. Sou formada em Adm., e estou tentando ajudar umas amigas que tem uma empresa a 6 anos, só que apesar das conquistas elas vivem no vermelho, não conseguem nem tirá pró labore.
    Será que você poderia me orientá?

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