Como fazer um controle de fluxo de caixa diário simplificado em sua empresa
Muitos empreendedores e donos de pequenas empresas têm problemas financeiros. Alguns só percebem porque os cheques começam a voltar, e não possuem caixa pra pagar os funcionários ou fornecedores. Às vezes a empresa está até mesmo tendo lucro, mas há defasagem no caixa, fruto de um ciclo financeiro inadequado. Neste artigo, vamos tentar cobrir um pouco disso tudo, e ainda tentar ensinar como fazer um controle de fluxo de caixa simplificado.
Em 2005, entrei no Mackenzie para cursar Administração de Empresas, e durante o primeiro ano de faculdade pensava que o meu forte era Finanças. Eu tinha um pouco de leitura no assunto, mais do que os meus colegas na época, mais sobre filosofia de finanças, e não tanto a parte técnica, e mais finanças pessoais (a propósito, veja por que você precisa de um orçamento) do que empresariais. De lá pra cá, meu foco mudou completamente. Hoje minhas paixões empresariais são o Marketing, o Planejamento Estratégico e o Empreendedorismo.
O Fluxo de Caixa
O fluxo de caixa é importantíssimo para uma empresa, porque ela depende de dinheiro para sobreviver e continuar funcionando. Mas não é só quanto de dinheiro entra e quanto de dinheiro sai que importa, mas também quando esse dinheiro entra e sai do caixa da empresa.
Controlando o fluxo de caixa, você tem um pouco mais previsibilidade e toma menos sustos com a parte financeira de sua empresa. Controlar o fluxo de caixa toma um pouco de tempo, talvez meia-hora por dia no começo, mas vai ficando bem mais fácil, e com a prática, dez minutos diários resolverão o seu problema.
Eu fazia o meu controle de fluxo de caixa um pouco sofisticadamente demais pra mim mesmo, demorava muito, e nem sempre eu entendia o que estava acontecendo e me perdia no caminho. Foi quando eu solicitei a visita de um contador da Nobre Assessoria Empresarial, que cuida da contabilidade da minha empresa, e minha vida simplificou muito desde então. Simplificaria mais ainda comprando um software financeiro, mas alguns servem mesmo pra complicar, estou esperando uma boa indicação de um simples, o Igor prometeu me recomendar um na próxima semana.
Você pode fazer o download do modelo de fluxo de caixa clicando nos links abaixo:
COMO UTILIZAR AS PLANILHAS
Espero que você saiba adicionar e apagar linhas no Excel, e ter noções básicas do mesmo, pois esta planilha não é 100% foolproof, e talvez você tenha que dar uma arrastadinha nas fórmulas, enfim. Cada dia tem três linhas para que você coloque três coisas diferentes, se precisar colocar mais coisas, e só adicionar mais uma linha, e dar uma arrastada na fórmula do final, você perceberá. As planilhas são mensais, então você precisa fazer uma para cada mês, sempre atualizando o saldo inicial com o saldo final do mês anterior.
Planilha de Conta do Banco
A idéia aqui é que essa planilha seja como se fosse uma cópia da sua conta do banco. Por motivos de simplificação, é melhor trabalhar com uma conta só. Também é necessário que princípios básicos da administração empresarial se apliquem, você não deve utilizar o caixa da empresa como caixa pessoal. Separe um dinheiro para transferir para sua conta pessoa física, mesmo que seja por semana, mas não confunda as duas. De qualquer forma, qualquer saque que você fizer em benefício próprio ou compras no supermercado, essas coisas, anote com Retirada do Sócio, você vai conferir com o extrato bancário e incluir todas as despesas, de preferência identificando cada uma delas no campo descrição.
Quando for feito saque para o caixa, anote uma saída Saque Caixa e depois uma entrada para o saque na outra planilha de Caixa em Dinheiro. Então basicamente, lembre-se que esta planilha deve estar exatamente igual ao seu extrato bancário. Eu recomendo fazer todo dia, mas se não quiser, imprima o extrato e sincronize uma vez por semana. O problema com isso é que você precisa anotar as despesas muito bem, ou não vai saber especificá-las depois.
Planilha do Caixa em Dinheiro
Esta planilha é bem simples, e ele deve refletir o quanto de dinheiro você tem em caixa (separe uma caixinha mesmo, ou um envelope para este dinheiro e não misture com o seu). Quando você sacar algo do banco ou quando algum cliente pagar em dinheiro mesmo, inclua um item e marque de quanto foi a entrada. É importante anotar tudo o que foi gasto em dinheiro (porque você não tem a comodidade de puxar o extrato deste caixa em dinheiro) e incluir nas saídas.
Pronto, você já tem um controle de fluxo de caixa diário simplificado e fácil de controlar. Qualquer dúvida quanto à planilha, deixe um comentário e eu responderei por e-mail. Ah, também vale a pena checar o artigo do Efetividade.net sobre o mesmo tema. Bons negócios!
http://quicken.intuit.com/
acho que já te passei uma vez,
pegue uma versão trial da home and business, ou a versão free disponível no site que é mais simples.
ola, olha eu faço meu controle de caixa diariamente anotando oque entra eo que sai ; ex: tenho 10$ de caixa ganhei 80$, no final do dia eu atualizo separando o de entrada e saida; e tambem tenho o que eu chamo de ¨poupança do caixa¨ ex: 100$ de saldo se acaso o meu caixa ficar insuficiente para as despesas do dia; está correta a forma que eu gerencio o meu caxa?
Olá, Osley.
Existem várias formas de gerenciar o seu caixa, e não sei se esta é a mais correta. Se está funcionando para você, é assim que tem que ser. Eu estou apenas aprendendo, e testando algumas formas, e essa me pareceu muito útil.
O Sebrae tem um curso muito bom de administração financeira, vale a pena dar uma olhada: http://www.ead.sebrae.com.br/
Nossa gostei muito da planilha fluxo de caixa,estou fazendo por ela e ja esta dando resultado.
antigamente o dinheiro sumia de tanta compra que a empresa fazia,agora ja estou sabendo no que esta saindo.
CARA MUITO OBRIGADO.
Estou começando a fazer o fluxo de caixa mas tenho algumas dúvidas,pois tenho duas contas da empresa em bancos diferentes, faço um caixa para cada conta no banco?
Olá, Karla.
Bom, eu te recomendo que faça um para cada banco, e outro para o caixa em dinheiro.
Bom dia,
excelente materia valeu a pena consultar o site. Parabens.
Olá Luis Fernando,
Parabéns pelo blog.
Tenho uma dúvida: como deixar a planilha como se fosse uma cópia da conta no banco se todos o dias o bradesco faz inúmeros lançmentos de débitos por conta de taxas, excesso de transação no caixa, cesta completa, etc, etc…
Olá, José.
Simplesmente copie as taxas que aparecem no seu extrato para o seu fluxo de caixa, da mesma forma que os gastos que você faz e aparecem no seu extrato. E se estiver muito inconveniente, troque de banco. =)
Excelente matéria!
Desejo saber como fazer uma previsão de fluxo de caixa de uma empresa que estou abrindo. a empresa destina-se a vender ingressos de shows e eventos pela internet (nosso site – ingresso é aqui). minha margem bruta que colocarei sobre o preço do ingresso é de 30% e os meus custos fixo e variável vai girá em torno de 21%. como posso fazer a projeção do meu fluxo de caixa para os proximos seis meses?
Atenciosamente,
Henrique Teles
Esta explição será muit útil para mim muito obrigado
Olá Luis Fernando, eu faço um controle de caixa igual ao seu, e realmente dá resultado, porém aqui na empresa há muito pagamento efetuado por clientes em cheques pré-datados e por nós também, e nós também utilizamos cheques como forma de pagamento a vista. A minha dúvida é quanto ao lançamento dessas contas, um cheque pré-datado recebido o lançamento é feito de imediato ou no próximo mês? E é lançado em caixa ou banco? e um emitido? Obrigado.
Olá, Túlio. Eu também recebo bastante em cheques pré-datados. Para cheques, eu tenho um controle separado, e o lançamento deve ser feito quando o dinheiro efetivamente entrar em caixa.
Obrigado Luis Fernando, foi de grande importância sua ajuda,
Abraço.
Aproveitando estas planilhas para usar no meu próprio controle pessoal, pois temos gastos diários e cheques emitidos também, além de cartões de crédito que se não tivermos o controle irão bater na trave, muitas vezes por descuido.